Viikko 43
Tällä viikolla aiheenamme oli Outlook ja sen monet erilaiset toiminnot. Outlookissa on kuitenkin niin paljon erilaisia toimintoja, ettei jokaiseen voinut perehtyä syvällisesti annetussa ajassa. Ennemminkin kävimme niitä pintapuolisesti läpi, ja lähinnä tutkimme että mitä kaikkea Outlookilla on tarjottavanaan, ja mitkä asetukset ja toiminnot ovat toimivimpia eri tilanteissa.
Asetuksissa kävimme asettamassa työajan (milloin kalenteriisi voi tehdä merkintöjä/varauksia), suomalaisen kalenterin mukaiset juhla- ja pyhäpäivät (add holidays), ääniasetukset (esimerkiksi avokonttorissa ei välttämättä arvosteta ääntä sähköpostiviestin saapuessa) ja hälytyksiä (tuleeko uudesta viestistä ilmoitusruutu näytölle).
Outlookissa on neljä erilaista funktiota: sähköposti, kalenteri, kontaktit ja tehtävät.
Sähköpostin avulla voit olla yhteydessä ihmisiin.
Kalenteriin voit tehdä merkintöjä suunnitelluista menoista/varata aikoja ja sen avulla pysyt aikataulussa.
Kontakteihin voit lisätä ihmiset joihin pidät yhteyttä.
Tehtäviin voit lisätä muistutuksia asioista ja tehtävistä, joille ei erikseen tarvitse varata aikaa kalenterista (esim.Varaa lääkäri).
Raahaamalla viesti haluttuun kansioon sähköposteista voi tehdä esimerkiksi tehtäviä tai kalenterimerkintöjä.
Kävimme läpi erilaisia ryhmiä, niiden luokittelua (työ, perhe yms) ja värikoodausta. Sähköpostiviestejä voi värikoodata esimerkiksi lähettäjän mukaan categories-sarakkeen avulla. Tällä toiminnolla voi esimerkiksi laittaa kaikki vaimon sähköpostit näkymään punaisella postilaatikossa. Värikoodaus auttaa hahmottamaan kalenteria tehden eron esimerkiksi omien menojen ja työmenojen välille. Kalenterin ja viestien lisäksi värikoodata voi myös tehtäviä ja kontakteja.
Sähköpostista tarkastelimme päänäkymää, rajasimme esikatselualuetta ja kokeilimme miten viestejä voi järjestellä esimerkiksi lähettäjän tai lähetysajankohdan mukaan. Eri lähettäjille voi myös luoda omia kansioita, ja usein käytetyt yhteystiedot kannattaa lisätä suosikkeihin. Suosikkeihin voi lisätä myös kansioita (esimerkiksi.työelämäprojekti tai perhe). Teimme myös harjoitusmuotoiset allekirjoitukset (file-options-mail-signature-new-anna nimi). Allekirjoituksia voi olla useampia erilaisia, mutta oletukseksi valittu allekirjoitus tulee automaattisesti aina uuden sähköpostiviestin päätteeksi. Käsittelimme myös viestien ketjuttamista (halutaanko, että vanhat viestit näkyvät aina uuden alapuolella?). Viestin ketjuttamista voi hallinnoida Conversations Settings-kohdasta.
Yksi meille uusi, mutta sitäkin hyödyllisempi uusi asia oli unohtuneen liitteen lisääminen. Tämä toiminto on suureksi avuksi siis silloin kun olet lähettänyt viestin, mutta unohtanut liitteen. Näin se käy: lähetetys kansio>avaa viesti josta liite jäi puuttumaan>messages-nauha>move-ryhmä>actions>resend this message>viesti aukeaa uudelleen>lisää puuttuvat liitteet>lähetä. Näin ollen samaa viestiä eri tarvitse lähettää uudestaan pahoittelujen kera, vaan liitteet saa lisättyä jo aiemmin lähetettyyn viestiin/uusi viesti korvaa vanhan.
Lopuksi tutustuimme kokouskutsujen lähettämiseen. New meeting>valitse osallistujat>meeting>scheduling assistant>etsi kaikille mahdollisimman sopiva aika. Kutsu välittyy vastaanottajille sähköpostiin, jossa he voivat ilmoittaa pyydettäessä osallistumisestaan. Tracking-toiminnon (kalenteri>avaa tapahtuma>tracking>view tracking status) avulla voi seurata osallistujien määrää (tärkeää esimerkiksi tiloja ja tarjoiluja mietittäessä).
Vaikka kaikkea ehdittykään käymään juurta jaksaen, niin opimme valtavasti uusia ja hyödyllisiä asioita Outlookin käytöstä ja toiminnoista. Lisää oppii varmasti kun vain itse jaksaa tutkia ja tutustua.
Kivaa viikkoa kaikille! :)
KKK ry
Asetuksissa kävimme asettamassa työajan (milloin kalenteriisi voi tehdä merkintöjä/varauksia), suomalaisen kalenterin mukaiset juhla- ja pyhäpäivät (add holidays), ääniasetukset (esimerkiksi avokonttorissa ei välttämättä arvosteta ääntä sähköpostiviestin saapuessa) ja hälytyksiä (tuleeko uudesta viestistä ilmoitusruutu näytölle).
Outlookissa on neljä erilaista funktiota: sähköposti, kalenteri, kontaktit ja tehtävät.
Sähköpostin avulla voit olla yhteydessä ihmisiin.
Kalenteriin voit tehdä merkintöjä suunnitelluista menoista/varata aikoja ja sen avulla pysyt aikataulussa.
Kontakteihin voit lisätä ihmiset joihin pidät yhteyttä.
Tehtäviin voit lisätä muistutuksia asioista ja tehtävistä, joille ei erikseen tarvitse varata aikaa kalenterista (esim.Varaa lääkäri).
Raahaamalla viesti haluttuun kansioon sähköposteista voi tehdä esimerkiksi tehtäviä tai kalenterimerkintöjä.
Kävimme läpi erilaisia ryhmiä, niiden luokittelua (työ, perhe yms) ja värikoodausta. Sähköpostiviestejä voi värikoodata esimerkiksi lähettäjän mukaan categories-sarakkeen avulla. Tällä toiminnolla voi esimerkiksi laittaa kaikki vaimon sähköpostit näkymään punaisella postilaatikossa. Värikoodaus auttaa hahmottamaan kalenteria tehden eron esimerkiksi omien menojen ja työmenojen välille. Kalenterin ja viestien lisäksi värikoodata voi myös tehtäviä ja kontakteja.
Sähköpostista tarkastelimme päänäkymää, rajasimme esikatselualuetta ja kokeilimme miten viestejä voi järjestellä esimerkiksi lähettäjän tai lähetysajankohdan mukaan. Eri lähettäjille voi myös luoda omia kansioita, ja usein käytetyt yhteystiedot kannattaa lisätä suosikkeihin. Suosikkeihin voi lisätä myös kansioita (esimerkiksi.työelämäprojekti tai perhe). Teimme myös harjoitusmuotoiset allekirjoitukset (file-options-mail-signature-new-anna nimi). Allekirjoituksia voi olla useampia erilaisia, mutta oletukseksi valittu allekirjoitus tulee automaattisesti aina uuden sähköpostiviestin päätteeksi. Käsittelimme myös viestien ketjuttamista (halutaanko, että vanhat viestit näkyvät aina uuden alapuolella?). Viestin ketjuttamista voi hallinnoida Conversations Settings-kohdasta.
Yksi meille uusi, mutta sitäkin hyödyllisempi uusi asia oli unohtuneen liitteen lisääminen. Tämä toiminto on suureksi avuksi siis silloin kun olet lähettänyt viestin, mutta unohtanut liitteen. Näin se käy: lähetetys kansio>avaa viesti josta liite jäi puuttumaan>messages-nauha>move-ryhmä>actions>resend this message>viesti aukeaa uudelleen>lisää puuttuvat liitteet>lähetä. Näin ollen samaa viestiä eri tarvitse lähettää uudestaan pahoittelujen kera, vaan liitteet saa lisättyä jo aiemmin lähetettyyn viestiin/uusi viesti korvaa vanhan.
Lopuksi tutustuimme kokouskutsujen lähettämiseen. New meeting>valitse osallistujat>meeting>scheduling assistant>etsi kaikille mahdollisimman sopiva aika. Kutsu välittyy vastaanottajille sähköpostiin, jossa he voivat ilmoittaa pyydettäessä osallistumisestaan. Tracking-toiminnon (kalenteri>avaa tapahtuma>tracking>view tracking status) avulla voi seurata osallistujien määrää (tärkeää esimerkiksi tiloja ja tarjoiluja mietittäessä).
Vaikka kaikkea ehdittykään käymään juurta jaksaen, niin opimme valtavasti uusia ja hyödyllisiä asioita Outlookin käytöstä ja toiminnoista. Lisää oppii varmasti kun vain itse jaksaa tutkia ja tutustua.
Kivaa viikkoa kaikille! :)
KKK ry
Kommentit
Lähetä kommentti